1 Общие положения
1.1 Комитет по информационным технологиям АО АКБ «ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК» (далее – Комитет) является постоянно действующим коллегиальным органом АО АКБ «ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК» (далее – «Банк»), созданным в соответствии с решением Правления Банка (приказ №202 от 27.07.2004), обладающим правом принятия решения по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим Положением.
1.2 Настоящее Положение рассматривается и согласовывается на Комитете и утверждается Правлением Банка, все изменения в него вносятся по решению Комитета с утверждением на Правлении Банка.
1.3 Настоящее Положение определяет порядок создания, полномочия, общий порядок деятельности комитета, порядок проведения заседаний (очных и заочных) и оформления решений Комитета.
1.4 Комитет создан в целях содействия процессам развития информационных технологий (ИТ) в Банке в соответствии с требованиями бизнес-планов, формирования партнерских отношений между подразделениями Банка в части развития ИТ, содействия развитию инфраструктуры Банка в области ИТ.
1.5 В своей деятельности Комитет руководствуется Уставом Банка, решениями Правления Банка, Политикой Банка в области ИТ, Стратегией Банка в области ИТ, а также настоящим Положением.
1.6 В случае необходимости, решения Комитета могут выноситься на утверждение Правления Банка.
2 Задачи Комитета
2.1 Обеспечение соответствия стратегии Банка в области ИТ общей стратегии развития Банка и его бизнес-плану.
2.2 Координация работы по разработке и реализации политики и стратегии Банка в области ИТ, согласование предложений и рекомендаций в области развития ИТ и представление их на рассмотрение и утверждение Правлению Банка.
2.3 Выработка консолидированной позиции по актуальным проблемам развития ИТ в Банке.
2.4 Согласование бюджета на финансовый год в области ИТ и представление его на рассмотрение и утверждение в соответствии с существующей бюджетной процедурой.
2.5 Рассмотрение, утверждение плана работ ДИТ, внесение изменений в план работ ДИТ (изменение состава и приоритетности проектов в плане работ ДИТ). Регулярный анализ выполнения плана работ ДИТ.
3 Права Комитета
3.1 Координировать работы по вопросам обеспечения соответствия стратегии Банка в области ИТ задачам бизнес-плана Банка.
3.2 Рассматривать и согласовывать политику и стратегию Банка в области ИТ.
3.3 В случае необходимости выносить материалы заседаний на рассмотрение Правления Банка.
3.4 Выходить с предложениями к руководству структурных подразделений Банка и на Правление Банка по вопросам развития ИТ Банка.
3.5 Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений Банка информацию, необходимую для своей работы.
3.6 Приглашать к работе в заседаниях Комитета представителей структурных подразделений Банка.
3.7 Инициировать создание из числа членов Комитета, специалистов ДИТ и других подразделений Банка отдельных рабочих групп для проработки проектов и предложений в рамках компетенции Комитета.
3.8 Утверждать план работ ДИТ.
3.9 Изменять состав и приоритетность проектов в плане работ ДИТ с учетом требований структурных подразделений Банка, если эти изменения не противоречат решению Правления Банка или приказам по Банку. При этом изменение приоритетов проектов ДИТ, индивидуально установленных решением Правления Банка или приказом по Банку, подлежит вынесению на Правление Банка.
3.10 Перераспределять средства на сумму до 200 тыс. долларов (включительно) между статьями в рамках бюджета ДИТ, если эти изменения не противоречат решению Правления Банка или приказам по Банку. При этом перераспределение средств между статьями бюджета ДИТ, индивидуально установленных решением Правления Банка или приказом по Банку, подлежит вынесению на Правление Банка.
3.11 Выносить на решение Правления Банка внебюджетные ИТ-проекты.
4 Обязанности Комитета
4.1 Обеспечивать соответствие стратегии банка в области ИТ задачам бизнес-плана Банка.
4.2 Содействовать процессам развития ИТ в Банке в соответствии с требованиями бизнес-планов Банка.
4.3 Обеспечивать эффективность реализации стратегии Банка в области ИТ и эффективность взаимодействия ДИТ и бизнес-подразделений Банка.
5 Состав Комитета
5.1 В состав Комитета входят сотрудники, назначаемые приказом по Банку.
5.2 Члены Комитета должны позитивно влиять на процесс развития ИТ Банка, быть нацелены на диалог, конструктивную работу, отношения сотрудничества.
5.3 Решение об изменении состава принимается на заседании Комитета. Изменение состава Комитета утверждается приказом по Банку. Причинами для исключения из состава Комитета могут являться, например, невыполнение решений Комитета и систематическое непосещение заседаний Комитета (более 50% за год) без уважительных причин.
5.4 Для организации работы Комитета приказом по Банку назначается Председатель Комитета, его заместитель и технический секретарь.
5.5 Председатель Комитета осуществляет руководство работой Комитета, определяет круг вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Комитета, созывает заседания Комитета и председательствует на них, дает поручения членам Комитета, представляет Комитет в Правлении Банка.
5.6 Заместитель председателя Комитета обеспечивает организацию работы Комитета по направлениям, определенным председателем Комитета, и исполняет обязанности Председателя Комитета в его отсутствие.
5.7 Члены Комитета вносят предложения, касающиеся направлений и плана работы Комитета, выполняют поручения по разработке проектов рекомендаций; участвуют в изучении и обсуждении рекомендаций и других материалов, образующихся в результате деятельности Комитета; выполняют другие поручения, вытекающие из настоящего Положения и плана работы Комитета.
5.8 Технический секретарь Комитета обобщает поступившие предложения по плану работы Комитета; сообщает членам Комитета о планируемых мероприятиях; доводит до их сведения информацию, относящуюся к компетенции Комитета; осуществляет контроль за ходом выполнения решений, принятых на его заседаниях; осуществляет оформление протоколов заседаний и ведение делопроизводства; информирует членов Комитета о дате, времени, месте и повестке дня очередного заседания Комитета; публикует все материалы заседаний Комитета в e-Room-комнате «Комитет по ИТ» (далее – e-Room).
6 Организация работы Комитета
6.1 Комитет осуществляет свою деятельность в соответствии с задачами, изложенными в разделе 2 настоящего Положения.
6.2 Работа Комитета осуществляется на основании повестки заседания, утверждаемой Председателем Комитета или Заместителем председателя Комитета.
6.3 Заседания Комитета проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в 4 месяца.
6.4 Повестка дня очередного заседания и материалы по вопросам, выносимым на рассмотрение Комитета, готовятся и публикуются в e-Room.
6.5 Доступ в e-Room к материалам по вопросам, выносимым на рассмотрение Комитета, имеют члены Комитета и технический секретарь Комитета.
6.6 Материалы по вопросам, выносимым на рассмотрение Комитета по инициативе членов Комитета или приглашенных лиц, представляются техническому секретарю Комитета в электронном виде или на бумажных носителях после получения на них резолюции Председателя Комитета или заместителя председателя Комитета в его отсутствие.
7 Проведение заседаний Комитета путем заочного голосования в e-Room
7.1 В целях экономии времени заседания Комитета проводятся сначала путем заочного голосования в e-Room, а затем путем очного заседания по тем вопросам, которые потребуют очного рассмотрения.
7.2 Технический секретарь Комитета несет ответственность за полноту представленной информации в e-Room только в том случае, если такая информация была ему предоставлена членами Комитета.
7.3 Во время обсуждения члены Комитета задают вопросы с указанием, кому задается вопрос, и дают свои комментарии.
Для формирования решения по вопросу члены Комитета могут задать свои дополнительные вопросы непосредственно по телефону и получить на них ответы.
7.4 Обсуждение и голосование в e-Room длится 3 рабочих дня. В течение этого времени члены Комитета должны принять решение исходя из информации, представленной в e-Room-комнате «Комитет по ИТ», и проголосовать «за», «против», «за с условием» (условие включается техническим секретарем в протокол) или просьбой вынести вопрос на очное заседание.
7.5 После закрытия голосования в e-Room технический секретарь включает в повестку очного заседания Комитета вопросы, которые требуют очного рассмотрения.
8 Проведение очного заседания Комитета
8.1 На очное заседание Комитета могут выноситься:
- годовые (полугодовые) отчеты о деятельности ДИТ, стратегические вопросы и стратегия Банка в области ИТ, проекты бюджета ИТ и другие вопросы, связанные с деятельностью Банка в области ИТ;
- вопросы, по которым на заочном заседании проголосовали «против» или вообще не проголосовали более половины членов Комитета, участвующих в заочном голосовании;
- вопросы, по которым на заочном заседании проголосовали «за с условием» (в этом случае инициатором очного рассмотрения вопроса может быть член Комитета, инициирующий вопрос);
- вопросы, ранее рассматриваемые в рабочем порядке, по которым возник ряд замечаний и разногласия.
8.2 В исключительных случаях на очных заседаниях Комитета могут рассматриваться вопросы, не включенные в повестку заседания, при согласии на это большинства присутствующих на заседании членов Комитета. В противном случае, данные вопросы фиксируются в протоколе с условием их рассмотрения на очередном заседании.
8.3 Рассмотрение вопросов повестки заседания Комитета проводится в следующей последовательности:
- Выступление члена Комитета или приглашенного лица с докладом по вопросу повестки заседания;
- Ответы докладчика на вопросы членов Комитета;
- Обсуждение вопроса повестки заседания;
- Предложения по проекту решения рассматриваемого вопроса;
- Голосование по принимаемому решению;
- Подсчет голосов и подведение итогов голосования;
- Оглашение итогов голосования и решения, принятого по вопросу повестки заседания.
9 Порядок принятия решений
9.1 Заседания Комитета считаются полномочными при наличии более половины его членов.
9.2 Решения по выносимым на рассмотрение Комитета вопросам принимаются открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих его членов.
10 Протокол заседания
10.1 Проект протокола оформляется и согласуется со всеми членами Комитета в e-room.
10.2 Одобренный всеми членами Комитета протокол заседания оформляется техническим секретарем Комитета.
10.3 Протокол заседания Комитета должен содержать, кроме прочих обязательных реквизитов согласно действующей последней редакции Инструкции по делопроизводству Банка:
- информацию о месте, регистрационном номере и форме проведения заседания;
- перечень ответственных лиц по принятым решениям;
- итоги голосования.
10.4 Регистрационным номером протокола является его порядковый номер с начала года.
10.5 Датой протокола является дата проведения заседания или дата принятия решения путем заочного голосования.
10.6 Протокол, одобренный членами Комитета, подписывается Председателем Комитета или лицом, его замещающим, и техническим секретарем Комитета. Листы Протокола (кроме последнего) парафируются Заместителем Председателя Комитета.
10.7 Подписанный протокол сканируется и публикуется в e-Room.
10.8 Хранение оригиналов протоколов Комитета осуществляется техническим секретарем Комитета.
10.9 По истечении срока хранения дела (с протоколами Комитета) по Номенклатуре оригиналы протоколов передаются вместе с остальными документами подразделения на архивное хранение.
